E’ una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la p.a. e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all'autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest'ultimo.

Tale dichiarazione può sostituire:

1) le normali certificazioni
2) gli atti notori.

L’art. 2 della legge 15/68 "Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme" prevede i casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione:

• data e luogo di nascita;
• la residenza;
• la cittadinanza;
• il godimento dei diritti politici;
• lo stato di celibe, coniugato o vedovo;
• lo stato di famiglia;
• l'esistenza in vita;
• la nascita del figlio;
• il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
• la posizione agli effetti degli obblighi militari;
• l’iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla p.a.

L’art. 1 comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98 "Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative" ha ulteriormente esteso il ricorso all'autocertificazione e contempla i seguenti casi:

• titoli di studio acquisiti;
• qualifiche professionali;
• esami sostenuti universitari e di stato;
• titoli di specializzazione;
• titoli di abilitazione;
• titoli di formazione;
• titoli di aggiornamento;
• titoli di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare;
• codice fiscale o partita IVA;
• qualsiasi dato dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di casalinga;
• qualità legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• adempimento o meno degli obblighi militari comprese quelle di cui all'art. 77 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 237/64 come modificato dall’art. 22 della legge 958/86;
• assenza di condanne penali;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.

• Tutti gli stati, fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato non compresi nell’elenco di cui al punto 1 sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 4, legge 15/68 e art. 2 comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). Queste dichiarazioni possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art. 3, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).
• Tutti gli stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e rende nel proprio interesse anche quando riguardano altri soggetti (art. 2 comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). Tale dichiarazione sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale (art. 2, comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

• I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata;
• le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art. 2, comma 3, Legge 127/97);
• le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà per i casi suindicati dagli artt. 2 e 4 della Legge 15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 6, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

• Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni nelle scuole e università;
• per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della motorizzazione civile;
• per i certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni per i procedimenti di loro competenza (art. 1, comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

a) Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:

• scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;
• trasmettendo documenti, atti e certificati per fax, per porta o mezzo telematico e informatica, alle amministrazioni pubbliche.

b) per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:

• dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco (art. 4, Legge 15/68);
• dichiarando stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell'interessato e non compresi nell'elenco di cui al punto 1, anche contestualmente all’istanza e sottoscritti dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art. 3, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98);
• qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l'amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni. Le amministrazioni hanno 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione. E’ possibile inviare una copia fotostatica, ancorché non autenticata dei certificati di cui l'interessato sia già in possesso anche attraverso strumenti telematici e informatici (art. 2, comma 3, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

Per chi partecipa ai concorsi pubblici non è prevista più la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all'originale. Le amministrazioni non possono richiedere l'autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi (art. 3, comma 5, Legge 127197)

L’autenticazione di un documento può esser fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione esibendo l'originale senza obbligo di depositarlo presso l'amministrazione. Naturalmente la copia autentica va usata solo per il procedimento in corso (art. 14, Legge 15/68 e art. 3, comma 4, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

Presso le amministrazioni, che sono tenute a procedere alla revisione della modulistica per l'autocertificazione e per le istanze inserendovi il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art. 26 della Legge 15/68 (art. 6, comma 2 e 3, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.

Per i certificati:

• medici;
• sanitari;
• veterinari;
• di origine;
• di conformità all'Ue;
• marchi;
• brevetti (art. 10, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica 403/98).

I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un intero anno scolastico (art. 10, comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

• Quando si tratta di estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello stato civile (art. 9, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98);
• quando si tratta di tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati dall'interessato (art. 3, comma 1, Legge 127/97);
• quando il responsabile del procedimento accerta d'ufficio fatti e qualità che l'amministrazione è tenuta a certificare (art. 18, Legge 241/90);
• in tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente (art. 7, comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98);
• quando il cittadino non intende o non è in grado di utilizzare l'autocertificazione e i certificati risultano da albi o da pubblici registri tenuti dalle pubbliche amministrazioni (art.7, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

Quando le amministrazioni ritengono necessario acquisire degli estratti diversi da fatti relativi a cambiamento di stato civile, per particolari motivi inerenti alle proprie finalità (art. 9, comma 2, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). La trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici garantendo il diritto alla riservatezza delle persone (art. 2, comma 5, Legge 127197).

L’amministrazione dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare la causa dell'impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

a) Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art. 5, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98)

b) Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia si possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 solo in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni sono tenute a effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 26, Legge 15/68).

Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art. 11 comma 3, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

L’impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d'ufficio nei seguenti casi:

a) quando non accetta l'autocertificazione nei casi consentiti (art. 3, comma 4, Legge127/97);
b) quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentiti, in luogo della produzione di atti di notorietà (art. 3 comma 3, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98);
c) quando rifiuta l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità (art. 7 comma 5, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

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